Kassen-Flöer GmbH - Gastronomiekassen/Handelskassen/Registrierkassen
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Vorschrift BMF
Koblenz, im Dezember 2011
Sehr geehrte Kunden,
am 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen ( BMF ) in einem Schreiben neue Vorschriften zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften erlassen.
Seit dem kursieren bei Herstellern, Händlern oder Steuerberatern unterschiedliche Auslegungen dieses Schreibens. Diese gehen von „Betrifft uns nicht“ bis hin zu „Alte Kasse verschrotten und neue kaufen“.
Als Ihr Systempartner möchten wir Ihnen das o.g. Schreiben erklären und an konkreten Beispielen erklären, was zu tun ist.
Inhalt des BMF-Schreiben vom 26.11.2010
Im o.g. Schreiben werden Anforderungen, welche schon länger für EDV-Buchungs-Systeme bestehen, auch auf Registrierkassen, Waagen und Taxameter ausgedehnt. Das heißt, dass die Anforderungen GoBS und GDPdU auch von Kassensystemen bei einer Betriebsprüfung erfüllt werden müssen. Rechnungen, Belege und Berichte, die mittels einer Registrierkasse erzeugt wurden, müssen unveränderbar in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die ausgedruckte Papierform wird nicht mehr akzeptiert. Der Steuerpflichtige muss prüfen, ob das vorhandene Kassensystem die Anforderungen erfüllt.
Zitat: (...) Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ (...) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ (...) entsprechen (...) Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (...) einschließlich etwaiger (...) erzeugter Rechnungen (...) unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. (...) Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Zitat Ende |
Leider erfüllen nicht alle von Ihnen eingesetzten Kassensysteme diese neuen Anforderungen. Falls der Hersteller keine Nachrüstmöglichkeit anbietet, können Sie diese Kassen bis Ende 2016 einsetzen. Für diese Systeme müssen dann aber die Anforderungen des BMF-Schreiben vom 09.01.1996 komplett erfüllt werden ( was sehr schwer möglich ist ).
Zitat Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. (...) Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden. Zitat Ende |
Einen Haken hat die o.g. Ausnahmereglung aber : Bietet der Kassenhersteller eine Nachrüstmöglichkeit ( Softwareupdate oder Speichererweiterung ) an, haben Sie die Pflicht der Nachrüstung. Sie müssen sich immer wieder ( bei uns ) informieren, ob ein Update vorliegt. Wenn es ein solches gibt, und Sie lassen das Update nicht durchführen, laufen Sie Gefahr, dass diese Tatsache bei einer Betriebsprüfung negativ ausgelegt wird. Das kann bis zur sog. Schätzung führen.
Zitat Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Zitat Ende |
Was ist zu tun ?
Neue Kassensysteme verfügen heute in der Regel über die notwendigen Software- bzw. Speichererweiterungen, um die Anforderungen des BMF-Schreiben vom 26.11.2010 zu erfüllen. Externe Speichermöglichkeiten sind ggf. von Ihnen bereitzustellen.
Bei vorhandenen Kassen empfehlen wir folg. Prüfung:
Fall A Sie haben Ihr Kassensystem vor dem 26.11.2010 gekauft:
Lassen Sie unbedingt durch uns prüfen, ob Ihr System die Anforderungen erfüllt. Falls Nachrüstungen möglich sind, nennen wir Ihnen die Kosten hierfür. Sollte das Kassensystem nicht nachrüstbar sein, beraten wir Sie auch gerne vor 2016 über eine neue Kasse.
Fall B Sie haben Ihr Kassensystem nach dem 26.11.2010 gekauft :
Nicht alle Hersteller können ihre Produkte kurzfristig umstellen. Im Laufe der Jahre 2011 und 2012 stellen immer mehr Hersteller Updates für ihre Systeme zur Verfügung. Dieses wird dann in Ihre Kasse eingespielt und ggf. noch ein Speichermedium nachgerüstet, um die Daten für die Betriebsprüfung zu speichern. Lassen Sie auch in diesem Fall Ihr System durch uns prüfen. Falls noch kein Update vorliegen sollte, informieren wir Sie, sobald ein solches verfügbar ist.
Fall C Sie möchten ein gebrauchtes Kassensystem erwerben:
Nach Expertenmeinung gilt hier das gleiche, wie bei einem Neukauf. D.h.: Auch die gebrauchte Kasse muss den Anforderungen des o.g. Schreiben genügen. Informieren Sie sich umfassend vor dem Kauf eines gebrauchten Systems.
Gerne beantworten wir Ihnen weitere Fragen zu diesem Thema. Empfehlenswert ist auch ggf. ein Gespräch mit Ihrem Steuerberater.
Hinweis:
Dieses Dokument wurde sorgfältig sowie nach besten Wissen und Gewissen erstellt. Die Kassen-Flöer GmbH kann und darf in steuerlichen und juristischen Fragen nicht beratend tätig werden. Dieses Dokument ersetzt keine fachkundige Beratung beispielweise durch einen Steuerberater oder Rechtanwalt. Daher kann für die Aktualität und Richtigkeit der Angaben bzw. der Schlussfolgerungen keine Gewähr übernommen werden. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen.
1 Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738)
2 Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415)
3 genaue Anforderungen dieses Schreibens erhalten Sie bei uns oder Ihrem Steuerberater
Hier : Download BMF-Schreiben vom 26.11.2010